Amikor egy vállalatban bevezetik a kontrolling rendszert, az általában vegyes reakciókat vált ki a munkatársak körében.
A munkatársak attitűdjei attól függenek, hogy fenyegetésként vagy lehetőségként értékelik a kontrolling tevékenységet.
A bevezetési projekt során a kontrolling szerepéről és működtetéséről szóló megfelelő kommunikációval szükséges erősíteni a pozitív reakciókat, egyúttal oldani a félelmeket.
Munkatársak negatív reakciói a kontrolling bevezetésekor
1. Fokozott ellenőrzés, „nem hibázhatok” érzése
A munkatársak gyakran úgy érzik, hogy a kontrolling bevezetése a munkájuk szigorúbb ellenőrzését jelenti.
Attól tarthatnak, hogy minden egyes tevékenységüket folyamatosan figyelik és értékelik.
A teljesítménymutatók folyamatos követése miatt egyesek úgy érzik, hogy többé nem hibázhatnak, mert hibáikat a kontrollerek a vezetők elé fogják tárni.
2. Teljesítményalapú megítélés, folyamatos „hajtás”
A kontrolling rendszeres teljesítménymérése miatt sokan félhetnek attól, hogy a teljesítményük könnyebben összehasonlíthatóvá válik.
Attól tarthatnak, hogy a kontrolling bevezetése megnöveli a megfelelési kényszert, és folyamatosan „csúcsteljesítményt” kell nyújtaniuk a munkájukban.
Néhány munkatárs azt érezheti, ha nem hoz elég jó eredményt, akár az állását is elveszítheti.
A megnövekedett verseny feszültséget és konfliktusokat eredményezhet a munkatársak között.
3. Autonómia elvesztése és új munkamódszerek miatti aggodalom
A kontrolling rendszer átláthatóbbá teszi a vállalaton belüli folyamatokat, ami egyes munkatársakban azt az érzést keltheti, hogy elvesztik az irányítást a saját feladataik és döntéseik felett, és hogy nem tudnak szabadon gazdálkodni az erőforrásaikkal.
A kontrolling által meghatározott keretekhez való igazodás miatt elveszíthetik az autonómiájuk egy részét.
Annak érdekében, hogy a kontrolling naprakész adatokat tudjon felhasználni, bevezetésekor gyakran kerül sor automatizálásra és munkamódszerek változtatására; bizonyos kollégákat az új munkamódszerek elsajátítása félelemmel töltheti el.
4. Adminisztrációs teher növekedése, időigényes adatszolgáltatások
A kontrolling adatgyűjtést és rendszeres jelentéskészítést igényel, ami a munkatársak számára időigényes lehet.
Gyakran érkezik panasz arra, hogy ezek az adminisztratív feladatok elvonják az időt és az energiát a produktív munkától.
Pozitív reakciók
A pozitív reakciók azon a felismerésen alapulnak, hogy a kontrolling rendszer a vállalat teljesítményének javítását, nem pedig a munkatársak „ellenőrzését” célozza.
A kontrolling egységes elvek bevezetésével és a hatékony munkamódszerek támogatásával járul hozzá a vállalat és egyes szervezeti egységei teljesítményének fejlődéséhez, és nem személyes kritikát jelent.
1. A hibák kijavítása, megelőzése a cél, nem a hibáskeresés
A kontrolling szerepét pozitívan értékelő kollégák tudják, hogy mindenki hibázhat, és értékelik, hogy a kontroller segítségével még azelőtt lehetőség van a hibák kijavítására, hogy azok gondot okoznának (pl. üzleti partnerek vagy hatóság felé).
Felismerik, hogy a kontroller tanácsát megfogadva kontrollpontokat építhetnek be a saját munkafolyamataikba, és ezáltal a hibák megelőzhetők.
2. A nagyobb átláthatóság igazságos értékelést, teljesíthetőbb célokat hozhat magával
A kontrolling lehetőséget ad arra, hogy egységes elvek alapján és objektívebben értékeljék a teljesítményeket.
Ez sok munkatársnak pozitív változást jelent, mivel a rendszeres és pontos mérések alapján végzett értékelés igazságosabb lehet, és segíthet elkerülni a szubjektív megítélést.
Amennyiben a vezetés pontos és lényegre törő riportok révén megérti a tény teljesítményeket, reálisan teljesíthető célokat tud kitűzni a kollégák felé.
3. Jobb támogatás és erőforrás-gazdálkodás
A kontrolling riportok rámutatnak a szűk keresztmetszetekre, a munkatársak ezáltal láthatják, hogy mely tevékenységekre van elegendő erőforrás, és melyekre nem.
Így tisztábbá válik, hogy hol szükséges a támogatás (akár plusz munkaerő biztosítása), illetve hol lehet jobban optimalizálni, automatizálni a folyamatokat.
A kontrollingot pozitívan fogadó kollégák felismerik, hogy a kontroller partnerük lehet a vezetés meggyőzésében, hiszen éppen az a feladata, hogy objektív adatokat tartalmazó riportokkal, kalkulációkkal segítse a vezetés döntéseit.
4. Automatizált riportok, munkafolyamatok
Való igaz, hogy a kontrolling megjelenésekor több adatot szolgáltatnak a szervezeti egységek, azonban az a cél, hogy minél inkább automatizált legyen az adatszolgáltatás.
Az automatizált adatszolgáltatást jellemzően a munkamódszerek modernizálásával és a munkafolyamatok észszerűsítésével, automatizálásával lehet megvalósítani, ez pedig egyúttal időt szabadít fel.
Sokan értékelik ezt, lehetőségként fogják fel, és örömmel fogadják, hogy a kontroller szakértelmével támogatja őket a megvalósításban.
5. Elköteleződés, motiváció, fejlődés
A kontrolling segítségével előálló, jól definiált célok és KPI-ok segítenek a kollégáknak megérteni, hogyan járulnak hozzá a vállalat teljesítményéhez, ami növeli az elköteleződést és a motivációt.
A vállalat szintjén egységes elvek, a közös megértés összekovácsolják a csapatot.
A kontrolling rendszer által biztosított rendszeres visszajelzés sok munkatárs számára értékes, ők az igényeknek elébe menve igyekeznek munkájukban fejlődni.
Összességében a kontrolling bevezetése pozitív és negatív reakciókat is kiválthat a munkatársakból, a vezetőség hozzáállása és a megfelelő kommunikáció pedig kulcsszerepet játszik abban, hogy az új rendszer előnyeit jobban érzékeljék, és az esetleges félelmeket minimalizálják.
Fontos, hogy a munkatársak felismerjék, hogy a kontrolling – a nevével ellentétben – valójában a vállalat valamennyi szervezeti egységét támogató szerepkör.
Ha szeretne további információt a kontrollingról kapcsolatban látogasson el a kontrolling oldalunkra: https://ifinance.hu/kontrolling/
